Cómo organizar un viaje de estudios

22 enero, 2019 troka Blog Escolar ES Etiquetas: , ,

Como organizar un viaje de estudios. Difruta con tus compañeros del meor viaje de estudios de la Costa Vasco con Troka Abentura.

Si eres profesor/a, monitor/a o participas en alguna AMPA y este año te toca organizar tu primer viaje de estudios este post te ayudará a conocer cuáles son los pasos que tienes que dar para que todo salga según lo planeado. Y es que no es nada fácil para el/la docente organizar y gestionar una actividad de este tipo.

Un viaje de estudios puede durar desde un fin de semana a una semana. Y los destinos pueden ser muy variados, desde los localizados en la misma provincia y territorio a viajes al extranjero. En el primer caso suele ser el propio profesorado el encargado de gestionarlo, mientras que en el segundo caso son las agencias de viajes las encargadas de organizar el viaje (desplazamientos, hoteles,…)

Tanto en un caso como en otro existe un trabajo previo a realizar por el profesorado que intentaremos resumir en varios pasos:

Elección del destino para el viaje de estudios

Comúnmente esta responsabilidad suele recaer en el profesor/ra.

Encontrar un destino, adecuado, no es tarea fácil, sobre todo si es la primera vez que lo hacemos. Para ello tendremos que valorar diferentes variables como pueden ser la relevancia cultural del destino, las posibilidades de ocio o el entorno natural, por ejemplo. Otra variable muy importante a tener en cuenta es la fecha en la que vamos a realizar el viaje de estudios ya que ésta nos va a marcar la disponibilidad de plazas, precios más o menos elevados y una meteorología propicia o no.

Una vez seleccionados varios destinos, nos resultarán de ayuda los comentarios y experiencias de otros viajeros. De esta manera podremos hacernos una idea de la idoneidad de un sitio u otro.

Comunicación a los participantes y familias

Identificado el o los posibles destinos es muy importante contar con la aceptación por parte de los padres y madres.

Para ello comunicaremos a los progenitores los destinos que barajamos. También tendremos que presentarles información adicional sobre el lugar dónde van a ir sus hijos/as y el tipo de actividades que van a poder realizar, así como información sobre el alojamiento, comidas, coste económico …

Estas consultas las podremos realizar vía mail, montando una lista de contactos, o bien a través de whatshapp creando un grupo con las personas interesadas.

Gestionar las altas y bajas

Definido el destino lo siguiente que tendremos que hacer es saber qué alumnos/as van a venir al viaje y quiénes no. Para ello tendremos que establecer una fecha límite para que los y las alumnas se apunten. Pasada esta fecha daremos por cerrado el proceso de inscripción.

La mayoría de destinos nos van indicar una fecha límite a partir de la cual no se permitirán nuevas altas o bajas. En el caso de las bajas, por lo general, no nos pondrán objeciones siempre y cuando éstas tengan una razón de peso como pueden ser una enfermedad o indisposición. Es muy probable que nos pidan algún documento que certifique la razón de la baja.

Para cubrirnos las espaldas, lo mejor que podemos hacer es, una vez seleccionado el destino, pedir que nos informen de las condiciones para realizar los pagos y así poder transmitírselas a las familias con tiempo.

Es importante que las familias tengan claro cuál es el periodo de inscripción y cuáles son las condiciones establecidas desde el destino. De esta manera evitaremos dolores de cabeza.

Gestionar las finanzas del viaje de estudios

Otro punto importante a la hora de organizar un viaje de estudios o una excursión de fin de curso es el de la tesorería. Por lo general, va a ser el profesor/ra la persona encargada de gestionar este asunto.

En primer lugar, tenemos que tener claro si el centro escolar cubre con los gastos o con parte de los mismos, si vamos a recibir ayudas de algún tipo y cuál es la cantidad que tienen que aportar las familias. Una vez que sepamos cuál es el precio por persona se lo comunicaremos a los progenitores.

También tendremos que establecer un protocolo para los pagos. Un número de cuenta dónde hacer los ingresos, un plazo para abonar las cantidades (que suele venir dado por la empresa que hayamos seleccionado como destino) y dejar claro cuál es el concepto que hay que poner en el ingreso para poder relacionar el ingreso con cada participante en el viaje y de esta manera facilitar el control de los mismos.

Selección de las actividades en destino

Se supone que una de las razones por la que hemos seleccionado dicho destino es, en parte, por el tipo de actividades que vamos a poder realizar.

Dependiendo de a dónde vayamos, el conjunto de actividades puede ser un paquete cerrado o pueden estar abiertas a los gustos y necesidades de los participantes. Además, también tenemos que tener presente que la meteorología puede condicionar la realización o no de ciertas actividades, sobre todo las que se llevan a cabo al aire libre.

Lo más común y efectivo es que el propio profesorado sea el que elija cuáles son las actividades a realizar. Si abrimos esta opción de elección a las familias el proceso se puede complicar mucho y los consiguientes quebraderos de cabeza para el personal docente.

Gestionar particularidades del grupo

Los grupos de escolares con los que trabajamos no son heterogéneos y puede haber participantes que tengan necesidades especiales. Algunas de estas necesidades pueden ser evidentes y otras no. Lo mejor es que sean las familias las que nos indiquen si su hijo o hija sufre de alguna minusvalía, alergias alimenticias o a picaduras de insectos, enfermedad crónica o fobia.

Como en este punto ya sabremos quiénes van a ir y quiénes no, lo mejor es preparar una hoja tipo para la que las familias de los participantes rellenen en la que se pregunte sobre estos temas.

Es importante que en destino sepan las peculiaridades del grupo, tanto para la confección de las actividades como de los diferentes menús. Además, los monitores y monitoras tienen que saber si en su grupo hay una o más personas que puedan presentar reacciones adversas a la picadura de algún insecto, si hay alguien que tiene asma, …

Prestar especial atención a este apartado. Para nosotros/as la seguridad y bien estar de los y las participantes es lo más importante.

Gestionar documentación necesaria

Lo más común es que desde el propio establecimiento de destino nos pidan una serie de documentación sobre el centro y sobre los participantes que tendremos que aportar en forma y tiempo.

Por lo general nos pasarán unas hojas que deberemos de rellenar para posteriormente entregarlas. Es importante que la información esté debidamente cumplimentada.

En Troka Abentura desarrollamos actividades de multiaventura, colonias, campamentos y viajes de estudio para primaria, secundaria y bachiller. Además, contamos con un equipo de monitores/as tituladas y acostumbrados a trabajar con escolares de diferentes edades.

Tanto nuestra base de actividades, el albergue que gestionamos como el entorno que la rodea es perfecto para que los chavales y chavalas puedan disfrutar de unos días llenos de diversión en plena naturaleza.

Si estás pensando en dónde organizar tu próximo viaje de estudios estamos a tu entera disposición. Llámanos o escríbenos y descubre todas las posibilidades que te podemos ofrecer.

Entradas recientes

22Ene

Cómo organizar un viaje de estudios

[vc_row container_type="content-full" padding="padding-no" padding_top="0" padding_bottom="0" fixed_height="0" bgtype="bg-default" bgcolor="...
08Jun

Nueva cara de Troka Abentura

[vc_row container_type="content-full" padding="padding-no" padding_top="0" padding_bottom="0" fixed_height="0" bgtype="bg-default" bgcolor="...